Organizacije civilnog društva razvijaju različite modele sistematizacije, katalogizacije i
digitalizacije građe koja se odnosi na same organizacije, specifične zajednice ili šira područja civilnodruštvenog djelovanja izvan fokusa javnih institucija te je čine javno dostupnom. Ovi pokušaji, sve češći i organiziraniji, za sad se događaju na povremenoj volonterskoj osnovi ili projektnoj razini jer ograničeno financiranje rada organizacija civilnog društva onemogućava sustavno ulaganje u institucionaliziranje ovih praksi.
Nestajanjem pojedinačnih organizacija i odlaskom starijih generacija aktivista, građa i sjećanja vezana uz procese razvoja civilnog društva te utjecaj na razvoj društva u cjelini prijete padanjem u zaborav. Potreba za sustavnim dokumentiranjem, prikupljanjem, čuvanjem, digitaliziranjem i korištenjem arhivske građe o djelovanju civilnog društva, međutim, nije prepoznata niti u pravno-institucionalnom okviru arhivske djelatnosti niti u pravno-institucionalnom okviru razvoja civilnog društva.
Nacionalni okvir arhiva, knjižnica i muzeja kao prioritet ima državnu upravu i javne ustanove te gotovo u pravilu ne prepoznaje polje civilnog društva kao područje posebnog interesa niti sustavno brine za one prakse, znanja i materijale koji su nastali djelovanjem organizacija u tom polju. Iako Zakon o arhivima predviđa kategorizaciju vrijedne građe privatnih stvaratelja i imatelja, metodologija i kriteriji nisu dovoljno jasni u primjeni na civilno društvo, tim više što je često riječ o građi od šireg političkog i kulturnog značaja.
S druge strane, samo polje civilnog društva je vrlo heterogeno, kako vrijednosno tako i organizacijski, te se na njega ne može primijeniti jedinstven kriterij niti pristup organizaciji pamćenja. Zbog marginalnog položaja organizacija civilnog društva u ukupnom sustavu te posljedično njihovih ograničenih kapaciteta, većina organizacija nema ustanovljene održive i trajne prakse očuvanja svog organizacijskog pamćenja niti znanje potrebno za taj specifični rad. Time se vrijedan segment razvoja društva, posebno onog koji se odnosi na specifičnosti civilnog društva, zauvijek gubi.
O tim se temama razgovaralo na okruglom stolu u petak, 21. travnja 2023. u 12 sati u Art radionici Lazareti, gdje su uz predstavnike i predstavnice organizacija civilnog društva sudjelovali predstavnici Grada Dubrovnika, Državnog arhiva u Dubrovniku i Dubrovačke razvojne agencije. O potrebama i resursima organizacija civilnog društva u području prikupljanja, bilježenja, dokumentiranja i arhiviranja svog rada i materijala od društvenog značaja govorile su Srdjana Cvijetić (Art radionica Lazareti) i Ivana Grkeš (Ogranak Matice hrvatske u Dubrovniku). Razgovor je moderirala Matija Mrakovčić (Kurziv – Platforma za pitanja kulture, medija i društva, Centar za dokumentiranje nezavisne kulture).
Na okruglom stolu razgovaralo se o nedostatku stručnog znanja i usustavljenih procesa očuvanja arhivskog gradiva unutar organizacija civilnog društva, nepostojanju potrebnih materijalnih resursa da bi organizacije sustavno i adekvatno provodile ove aktivnosti, mogućim suradnjama s javnim ustanovama i institucionalnim arhivima, međusektorskoj i unutarsektorskoj suradnji koja bi mogla povoljno utjecati na dijeljenje resursa, znanja i praksi dostupnih unutar organizacija i javnih ustanova.
Okrugli stol održao se u sklopu projekta “Arhivi odozdo – organizacijsko pamćenje kao element održivosti civilnog društva” koji provode organizacije koje vode community arhiv Centar za dokumentiranje nezavisne kulture, udruge Kulturtreger i Kurziv. Projekt je podržan kroz Fond za aktivno građanstvo, sredstvima Islanda, Lihtenštajna i Norveške u okviru EGP grantova.
Okrugli stol u Dubrovniku dio je nastojanja neformalne platforme nezavisnih arhiva i knjižnica za promjenom položaja nezavisnih, izvaninstitucionalnih, organizacijskih arhiva. Inicijativu čine Centar za dokumentiranje nezavisne kulture, Documenta, Centar za dramsku umjetnost, Kuća ljudskih prava, Savez udruga Clubture, Arhiv Srba u Hrvatskoj, Udruženje za razvoj kulture URK te Multimedijalni institut.
